我们来把这些8位归档的事情说得更顺口点。首先得把文件变成一个完整的“件”，这可是归档的关键，哪怕只有一张纸也要单独算一件。正本和定稿要是分不开，就必须装订在一起，编目时只能出现一个条目。常见的合体场景有很多，比如正本和定稿一般合为一件，正文和附件如果数量多可以拆件，但得保证检索逻辑清晰。原件和复制件必须同件号存放，转发文和被转发文也不能分开。报表、名册这些一册就是一件，来文和复文可以灵活处理。修整装订的时候要先补缺再折叠，最后去钉，保证档案寿命。排序的时候要按正本、定稿、附件、复制件、转发文、复文的顺序来，不能反过来。装订方式随意选线装、胶粘还是书钉都可以，只要无酸无害易拆就行。 接下来是分类方案，年度分类法能按年把文件切分，最能体现工作节奏；机构分类法则按“谁办的事”或者“什么事”再切一刀；保管期限分类法把文件分成永久、30年、10年三档。复式分类可以把年度和保管期限组合起来用，小机关文件少的话只用这两个组合就很方便。跨年度或者没有日期的文件要看签发日期还是会议通过日期来归类，专门的年度如学校教学年要单独放。 排列编号的时候要按事由原则集中排队，事由可以灵活切割方便以后扩展。件号编制口诀是“室编件号”从1开始流水编号，不允许断号；“馆编件号”留给进馆时调整用。归档章盖在首页右上角空白处就行，必备项有全宗号、年度、保管期限和室馆两个件号。 目录七要素一个都不能缺：件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。没标题的要补上［］，日期统一用8位数字表示页数按图文计算不算空白页备注栏只填关键信息不混其他东西。 装盒排架的时候不同年度、期限或者机构的文件绝对不能混在一起放厚度不符合要求就要换盒别让它们在里面“弯腰”。盒面信息要填准全宗名称、年度期限和起止件号还有盒号缺一项都不行起止件号用“—”连接盒号另编备考表要写清楚缺损补充情况和整理时间字迹要工整责任要到人。 最后就是上架利用了装完盒子马上排架竖放盒脊朝外跟分类方案对应企业一般按问题年度期限三维排架一眼就能找到想要的文件整理完了以后就进入了有序循环利用反馈维护再利用的过程。